Informativa sulla privacy

Episteme Dieta è un software gestionale in modalità SaaS (Software as a Service) rivolto a professionisti nutrizionisti per la gestione dello studio: cartelle pazienti, visite cliniche, composizione corporea (BIA), piani alimentari, agenda, fatturazione elettronica e comunicazioni con i pazienti.

Nell'uso della piattaforma coesistono due ruoli distinti previsti dal GDPR:

• Il nutrizionista che utilizza Episteme Dieta è Titolare del trattamento dei dati dei propri pazienti (anagrafici, clinici, di fatturazione): è lui a decidere quali dati raccogliere, per quali finalità professionali e per quanto tempo conservarli, in qualità di libero professionista sanitario.
• Episteme Dieta tratta i dati dei pazienti in qualità di Responsabile del trattamento(art. 28 GDPR), su istruzione e per conto del nutrizionista, fornendo l'infrastruttura tecnica che li ospita ed elabora.
• Per i dati dell'account del nutrizionista stesso (credenziali, dati di fatturazione dell'abbonamento, dati di utilizzo della piattaforma) ed per i dati raccolti tramite il sito pubblico (es. richieste dalla pagina "Trova un nutrizionista"), Episteme Dieta agisce come Titolare del trattamento.

Se sei un paziente e desideri esercitare i tuoi diritti sui dati trattati dal tuo nutrizionista, rivolgiti direttamente a lui: è il soggetto che risponde delle scelte sul trattamento dei tuoi dati clinici. Episteme Dieta collabora con il nutrizionista per dare seguito a queste richieste.

Titolare del trattamento, per le finalità di cui al punto 1 di sua competenza, è:

EPISTEME SRLS
Sede legale: Via Manciano 10, Roma, Italia
P.IVA: IT17819071006
Email di contatto: supporto@epistemedieta.it
Responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato: non nominato

A seconda di come utilizzi la piattaforma, trattiamo:

• Dati dell'account nutrizionista: nome, email, credenziali di autenticazione (gestite dal nostro fornitore di identità, non conserviamo password in chiaro), dati dello studio professionale, dati di fatturazione dell'abbonamento.
• Dati particolari relativi alla salute (art. 9 GDPR) dei pazienti, inseriti dal nutrizionista o dal paziente stesso: anamnesi, misurazioni antropometriche e di composizione corporea (BIA), diete e piani alimentari, appunti di visita, registrazioni audio delle visite e relative trascrizioni automatiche, diario alimentare.
• Dati anagrafici e di contatto dei pazienti: nome, email, telefono, codice fiscale, dati necessari alla fatturazione elettronica e alla trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria (salvo opposizione del paziente).
• Dati di pagamento: gestiti dal nostro fornitore di pagamenti (Stripe), sia per l'abbonamento del nutrizionista sia, se attivato, per l'incasso online delle visite dei pazienti. Non memorizziamo i dati completi della carta sui nostri sistemi.
• Dati tecnici: indirizzo IP, cookie tecnici di sessione, log applicativi necessari alla sicurezza e al funzionamento del servizio.
• Dati dell'account Google, solo se il nutrizionista collega volontariamente il proprio Google Calendar (vedi sezione 6 dedicata).

• Erogazione del servizio gestionale al nutrizionista (esecuzione del contratto di abbonamento, art. 6.1.b GDPR).
• Gestione della cartella clinica e del percorso nutrizionale del paziente da parte del professionista sanitario: base giuridica art. 9.2.h GDPR (finalità di assistenza sanitaria, prestata da professionista soggetto al segreto professionale) e/o consenso esplicito del paziente raccolto dal nutrizionista, art. 9.2.a GDPR.
• Adempimenti fiscali e di fatturazione elettronica, incluso l'invio al Sistema Tessera Sanitaria: obbligo di legge, art. 6.1.c GDPR.
• Sicurezza del servizio e prevenzione di abusi: legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR.
• Comunicazioni di servizio (es. conferme di appuntamento, promemoria, email transazionali): esecuzione del contratto/richiesta dell'interessato.
• Sincronizzazione facoltativa con Google Calendar: consenso dell'interessato (il nutrizionista), revocabile in ogni momento.

• I dati sono conservati su infrastruttura database con sede nell'Unione Europea.
• L'accesso ai dati di ciascun nutrizionista è isolato logicamente da quello degli altri nutrizionisti (architettura multi-tenant con controlli applicativi su ogni richiesta).
• Le registrazioni audio delle visite sono conservate in uno spazio di archiviazione privato, non raggiungibile tramite link diretto: l'ascolto avviene solo tramite l'applicazione, previa autenticazione del nutrizionista.
• I token di accesso a servizi terzi (es. Google) sono cifrati prima di essere salvati nel database.
• L'accesso all'area riservata richiede autenticazione tramite il nostro fornitore di identità.

Su base volontaria, il nutrizionista può collegare il proprio account Google dalle impostazioni dell'agenda. Se attivato:

• Richiediamo l'autorizzazione a leggere e scrivere eventi sul calendario Google del nutrizionista (per creare, aggiornare ed eliminare l'evento corrispondente a ogni appuntamento) e a leggerne la disponibilità (per evitare sovrapposizioni con impegni già presenti su Google Calendar), oltre all'indirizzo email dell'account Google, mostrato in interfaccia per confermare quale account è collegato.
• Conserviamo esclusivamente un token di aggiornamento (refresh token) cifrato, che ci consente di operare sul calendario per conto del nutrizionista finché il collegamento resta attivo. Non conserviamo altri dati del calendario Google al di fuori di quanto necessario per la sincronizzazione in tempo reale.
• Quando un appuntamento include un paziente, il relativo indirizzo email viene aggiunto come invitato all'evento Google: Google invia l'invito per conto del nutrizionista.
• Il nutrizionista può revocare l'accesso in qualsiasi momento dal pulsante "Scollega" nelle impostazioni dell'agenda, oppure direttamente da myaccount.google.com/permissions. La revoca elimina il token conservato; gli eventi già creati su Google Calendar non vengono cancellati automaticamente.
• L'uso e il trasferimento a Episteme Dieta delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i relativi requisiti di uso limitato.

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori terzi, nominati responsabili del trattamento ove applicabile:

• Autenticazione: gestione di login e credenziali degli account.
• Hosting e infrastruttura: hosting dell'applicazione e archiviazione dei file privati (es. registrazioni audio, allegati).
• Database: infrastruttura database con sede nell'Unione Europea.
• Pagamenti e fatturazione dell'abbonamento: elaborazione dei pagamenti tramite fornitore specializzato (Stripe).
• Intelligenza artificiale: generazione assistita dei piani alimentari e riepiloghi (Anthropic); trascrizione delle registrazioni audio delle visite (Groq); riconoscimento dei parlanti nelle trascrizioni (pyannoteAI). Ai fornitori di AI non vengono trasmessi dati superflui rispetto alla specifica elaborazione richiesta.
• Comunicazioni email: invio di email transazionali (conferme, promemoria, fatture) tramite fornitore di posta elettronica dedicato.
• Google Calendar: solo se collegato dal nutrizionista, come descritto al punto 6.

Alcuni di questi fornitori possono elaborare dati su server situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tal caso il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (es. EU-U.S. Data Privacy Framework, ove il fornitore vi aderisca) oppure di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR). L'elenco aggiornato dei fornitori e delle relative garanzie è disponibile su richiesta scrivendo ai contatti indicati al punto 10.

In alcune funzionalità Episteme Dieta utilizza sistemi di intelligenza artificiale, ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act"):

• generazione di una bozza di piano alimentare a partire da anamnesi, misurazioni e obiettivi del paziente;
• riepilogo automatico delle trascrizioni delle visite, ad uso esclusivo del professionista;
• un assistente conversazionale di supporto decisionale, ad uso esclusivo del nutrizionista, che non sostituisce il giudizio clinico;
• trascrizione vocale e riconoscimento dei parlanti nelle registrazioni delle visite (vedi punto 3);
• generazione assistita di testi per il sito pubblico del nutrizionista.

Tutte queste funzionalità sono strumenti di supporto riservati al professionista: nessuna genera contenuti inviati automaticamente al paziente senza revisione umana, e nessun paziente interagisce direttamente con un sistema di intelligenza artificiale su Episteme Dieta. I contenuti generati dall'AI sono contrassegnati come tali nell'interfaccia (es. etichetta "AI generato" sui piani alimentari) e restano soggetti a revisione, modifica e approvazione da parte del nutrizionista prima di essere condivisi con il paziente o pubblicati, il quale ne mantiene la piena responsabilità professionale.

Sulla base dell'attuale utilizzo, nessuna di queste funzionalità rientra tra le pratiche vietate dall'art. 5 dell'AI Act né è classificata come sistema "ad alto rischio" ai sensi dell'Allegato III. Questa valutazione viene rivista in caso di modifiche al servizio o alla normativa applicabile.

• I dati clinici dei pazienti sono conservati per tutta la durata del rapporto professionale con il nutrizionista e, successivamente, per il periodo stabilito dal nutrizionista stesso in base agli obblighi deontologici e di legge applicabili alla sua professione.
• I documenti fiscali (fatture) sono conservati per il periodo previsto dalla normativa fiscale italiana (10 anni, art. 2220 c.c.).
• I dati dell'account nutrizionista sono conservati per la durata dell'abbonamento e cancellati, salvo obblighi di legge, entro un termine ragionevole dalla cessazione del rapporto o dalla richiesta di cancellazione.
• Il token di collegamento a Google Calendar è conservato finché il collegamento resta attivo ed è cancellato immediatamente alla disconnessione.

Nei limiti e alle condizioni previste dagli articoli 15-22 GDPR, hai diritto di richiedere: accesso ai tuoi dati personali, rettifica dei dati inesatti, cancellazione ("diritto all'oblio"), limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento, revoca del consenso in ogni momento (senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca).

Se il trattamento riguarda i tuoi dati clinici in quanto paziente, rivolgi la richiesta al tuo nutrizionista, Titolare del trattamento per tali dati. Per i dati trattati da Episteme Dieta in qualità di Titolare (account nutrizionista, sito pubblico), scrivi a supporto@epistemedieta.it.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritenga che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa vigente.

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento del servizio e non soggetti a consenso preventivo ai sensi della normativa cookie: cookie di sessione per l'autenticazione, un cookie tecnico a breve durata usato durante il collegamento a Google Calendar per prevenire richieste fraudolente (eliminato subito dopo l'uso), e un cookie di sessione per l'accesso ai moduli compilati dai pazienti tramite link personale (diario alimentare, modulo pre-visita). Non utilizziamo cookie di profilazione o di marketing di terze parti.

Questa informativa può essere aggiornata nel tempo, ad esempio in caso di nuove funzionalità o modifiche normative. La data di ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina. In caso di modifiche sostanziali, ne daremo comunicazione ai nutrizionisti registrati.

Per qualsiasi richiesta relativa alla presente informativa o all'esercizio dei tuoi diritti, scrivi a: supporto@epistemedieta.it.